Les réclamations par téléphone peuvent être un exercice délicat, surtout si vous n’êtes pas sûr de vous et de la façon dont vous devez vous y prendre. C’est pourquoi il est important de connaître quelques conseils simples pour vous assurer que votre réclamation est entendue et prise en compte. Dans cet article, nous allons vous donner des conseils sur la façon d’effectuer une réclamation par téléphone efficace.
Une bonne préparation est essentielle
Avant de passer un appel, vous devez vous assurer que vous êtes prêt. Préparez-vous à l’avance en mettant par écrit tous les détails de votre réclamation et en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pour étayer votre cas. Vous devez également vous familiariser avec les conditions générales et les politiques de l’entreprise à laquelle vous vous adressez. Cela vous aidera à mieux comprendre ce que vous pouvez attendre et vous donnera plus de confiance lorsque vous passerez l’appel.
Le calme est de mise
La clé pour faire une réclamation par téléphone efficace est de rester calme et poli. Bien que vous soyez en colère et frustré, vous devez vous contenir et être respectueux en parlant à l’employé. Cela montrera que vous êtes sérieux et que vous êtes prêt à trouver une solution amiable. Évitez les insultes et les menaces et gardez à l’esprit que vous parlez à un être humain et non à une machine.
Place à la politesse
Lorsque vous passez un appel, vous devez toujours adopter un ton courtois et professionnel. Évitez de crier ou de parler trop fort. Utilisez des phrases telles que « s’il vous plaît » et « merci » pour montrer que vous êtes aimable et respectueux. De plus, il est important de parler clairement afin que l’employé puisse vous comprendre et ne pas perdre son temps à vous demander des informations supplémentaires.
Soyez à l’écoute de votre interlocuteur
Lorsque vous faites une réclamation par téléphone, il est important de bien écouter ce que l’employé a à dire et de le laisser finir avant de parler. Cela montrera que vous êtes respectueux et que vous êtes prêt à travailler avec lui pour résoudre le problème. Si vous avez des questions, posez-les calmement et attendez les réponses avant de continuer.